Checkliste: den Social Media Einsatz planen

Social Media im Blick
Social Media im Blick

Ist doch ganz einfach: Man ist auf einer Konferenz oder bei einem Vortrag, und dann twittert man ein bisschen. Da muss man in der Tat nicht viel vorbereiten, außer dass man auf genügend Akku achten sollte. Schwieriger wird es, wenn man eine Aktion beispielsweise eines Kunden einen ganzen Tag lang über Facebook und Twitter unterstützen will.

Ich habe die Aktion #art6gilt des DJV, des DJV-NRW und der KJV begleitet. Aus meinen Erfahrungen habe ich diese Checkliste für kommende Einsätze abgeleitet:

Der Ort

Wo wird die Aktion stattfinden? Davon hängt eine Menge ab – beispielsweise, wann man dort hineinkommt, ob es bestimmte Sicherheitsbestimmungen gibt, aber auch, wie die technische Infrastruktur vor Ort aussieht. Dies sind die Fragen, die Ihr und Euer Team im Vorfeld klären muss:

  • Gibt es W-LAN oder andere Möglichkeiten, online zu gehen?
  • Gibt es für das Social Media Team einen festgelegten Platz?
  • Sind alle im Team mit allen Funktionen der Social Media Plattformen vertraut, die Ihr benutzen wollt?
  • Gibt es spezielle Eintritts- oder Sicherheitskontrollen?
  • Wann könnt Ihr die Plätze einnehmen, um Eure Technik aufzubauen?
  • Gibt es Stühle und Tische?
  • Sind ausreichend Steckdosen vorhanden?
  • Habt Ihr einen Monitor oder Beamer für eine Twitterwall oder um beispielsweise eine Hootsuite-Hashtag-Suche allen immer in Echtzeit zugänglich zu machen?
  • Welches Hashtag soll benutzt werden?
  • Gibt es Unterstützer, denen das Hashtag schon jetzt kommuniziert werden muss?
  • Ist ein Cloud-Ordner sinnvoll, um Dokumente mit dem Team zu teilen?
  • Benötigt Ihr Security-Leute vor Ort?

Die Nachbereitung planen

Wenn man sich so darauf konzentriert, einen bestimmten Termin vorauszuplanen, vergisst man leicht, dass häufig auch eine Nachbereitung des Termins sinnvoll ist. Beispielsweise kann man kuratieren, was gepostet wurde. Möglicherweise kommen auch in den Tagen nach der Aktion noch Reaktionen. Dann sollte jemand ein Auge darauf haben.

  • Wer hält die sozialen Kanäle an den Tagen nach der Aktion im Blick?
  • Soll kuratiert werden? Wenn ja, was und wo? Twitter Moments bietet sich an, eine Facebook-Notiz oder ein Storify. Außerdem könnte man einen Blogbeitrag schreiben oder bei Facebook ein spezielles Bilderalbum anlegen. Wer wird welche Aufgaben übernehmen?

Der Vorabend

Bevor Eure Aktion startet, solltet Ihr zu Hause so viel wie möglich vorbereiten. Dazu gehört auch eine Überprüfung Eurer Geräte. Gerade, wenn man beispielsweise sein Laptop benutzt, das aber länger nicht eingeschaltet war, können Updates notwendig sein. Wenn die erst geladen werden, wenn Ihr anfangen wollt zu posten, kann es zu unangenehmem Zeitverzug kommen.

  • Ladet Laptop/Tablet/Smartphone/Kamera
  • Müssen auf den Geräten Updates installiert werden?
  • Ist eine Software installiert, um Fotos fürs Web zu optimieren und um Bilder anderweitig zu bearbeiten?
  • Ist für den Fall der Fälle ein Video- und Audioschnittprogramm installiert?
  • Hast du alle Passwörter für Anwendungen und Apps, oder sind sie auf allen Geräten gespeichert?
  • Sind schon Hashtags zu der Aktion im Umlauf? Erstelle dazu eine Übersicht, die allen im Team zugänglich gemacht wird.
  • Kennt Ihr die Beteiligten, beispielsweise die Redner bei einer Konferenz? Legt auch eine Liste ihrer Twitternamen und der Namen der Facebook-Profile an, um die Betreffenden später in den Posts erwähnen zu können.
  • Rechnet Ihr mit Kritik an Eurer Aktion? Überlegt Euch, welche Kritikpunkte aufkommen könnten. Denkt schon jetzt über mögliche Antworten nach, die Ihr in der Cloud allen zugänglich macht.
  • Packt Eure Tasche!

Was Ihr dabei haben solltet

Wer im Auftrag soziale Kanäle betreut, muss ziemlich viel Technik mit sich herumschleppen. Sinnvollerweise hat man dafür einen Rucksack, der ergonomisch auf den Schultern sitzt, oder einen kleinen, leichten Koffer, den man hinter sich herzieht. Das hatte ich für meinen Einsatz dabei:

  • Zwei Laptops, ein Smartphone. Ein Laptop war gedacht, um die Hootsuite-Übersicht allen über einen Monitor zugänglich zu machen.
  • Ladekabel für Laptop/Smartphone/Tablet
  • Kamera mit Teleobjektiv
  • Speicherkarten
  • Stativ für Smartphone/Kamera
  • Selfiestick
  • Mehrfachsteckdose
  • Powerbank mit Kabel – für den Fall, dass Ihr mit dem Smartphone vor Ort unterwegs seid und der Akku schwächelt.
  • Lanyard mit Sichthülle für beispielsweise den Presseausweis
  • Kreditkarte, um eventuell für einen Hotspot Onlinezeit zu kaufen
  • Stift und Blog für schnelle Notizen

Und sonst so?

Neben der Organisation der Online-Aktion solltet Ihr nicht vergessen, dass Ihr möglicherweise auch Offline-Bedürfnisse befriedigen müsst. Je nachdem, in welcher Situation die Aktion stattfindet, solltet Ihr beispielsweise darauf eingerichtet sein, dass Ihr oder Eure Kollegen leichte Verletzungen haben könntet. Auch für Hunger und Durst solltet Ihr vorgesorgt haben. Sinnvoll ist auch etwas, was Eure Motivation beflügelt, wenn Ihr einen Tiefpunkt erreicht habt. Das kann beispielsweise so aussehen:

  • Erste-Hilfe-Tasche. Ich hatte Taschentücher dabei, Pflaster, Desinfektionsspray, zwei Druckverbände, Schmerztabletten, Eisspray, zwei Lebensrettungsdecken. Davon habe ich zum Glück nur das Eisspray gebraucht. Nicht für uns, sondern für die schmerzenden Füße des Security-Mannes in unserer Nähe.
  • eine große Flasche Wasser – die ich auf jeden Fall gebraucht habe.
  • Kekse oder Müsliriegel – gerne auch für das gesamte Team
  • Was immer Euch glücklich macht, wenn Ihr bemerkt, dass die Konzentration abnimmt und Ihr müde werdet.

Alles bereit? Dann kann’s losgehen!

Bereitet Ihr für Eure Einsätze noch andere Dinge vor? Dann schreibt das gerne in die Kommentare!

2 thoughts on “Checkliste: den Social Media Einsatz planen

  1. Danke für diese wirklich nützliche Übersicht!
    Nähzeug würde mir noch einfallen 🙂

    Noch eine andere Ergänzung:
    Wer Kontakt mit einer Zentrale o. ä. halten muss, sollte mehrere Möglichkeiten der Datenübertragung einplanen.
    Wir wollten letztens noch flink Daten aktualisieren und mussten feststellen, dass weder E-Mail noch Dropbox für die Datenmenge geeignet waren.
    Geholfen hat uns letztlich, beide Rechner per Teamviewer zu verbinden und die Daten auf den Tagungs-Desktop zu ziehen – ein Glück, dass der Kollege da einen kühlen Kopf bewahrt hat!

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