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Die Stromrechnung, der Brief von der Versicherung, das Angebot vom Handwerker: Lochen und abheften – das ist altgewohnte Routine. Aber es geht auch anders: Die Digitalisierung macht eine moderne Aktenablage möglich.

Ausbildungszeugnisse, Versicherungsverträge, Rentenunterlagen – immer wieder einmal muss man solche Dokumente hervorkramen. Doch nach oft vielen Jahren weiß man dann doch nicht mehr so genau, wo man das gesuchte Papier eigentlich abgelegt hat … Kein Wunder: Jeder fünfte Bundesbürger hat mindestens zehn Aktenordner im Regal stehen, wie eine repräsentative Umfrage des Digitalverbands Bitkom zeigt. Im Schnitt haben Privatleute demnach rund 7,7 Aktenordner mit Rechnungen, Banksachen oder Behördenpost zu Hause.

Wirklich nötig ist das nicht mehr. „Mit modernen Scannern und innovativen Apps können alle schon heute problemlos Dokumente archivieren, organisieren und damit auch digital weiterverwenden“, sagt Nils Britze, Bitkom-Bereichsleiter für digitale Geschäftsprozesse.

Mit der richtigen App wird das Smartphone zum Scanner: So sind Dokumente schnell abgespeichert

Wie die Umfrage zeigt, sind die Deutschen auch schon munter dabei: Etwa jeder zweite scannt oder fotografiert immerhin ab und zu seine Papierdokumente, jeder fünfte tut dies sogar schon regelmäßig. Natürlich kann man dazu einen klassischen Scanner nehmen – aber wenn der nicht im Haushalt vorhanden ist, reicht ein modernes Smartphone völlig aus. Mit einer entsprechenden App wie zum Beispiel „Genius Scan“, „Adobe Scan“ oder „Microsoft Lens“ wird das Handy sozusagen zum Scanner.

So oder so sollte man die Unterlagen dann nicht etwa als Bild, sondern als PDF-Datei abspeichern. Britzes Tipp: „Wenn beim Scannen eine OCR zum Einsatz kommt, also eine optische Zeichenerkennung, lassen sich einzelne Textpassagen aus dem digitalen Dokument kopieren und weiterverarbeiten.“

Den ganzen Text liest du bei meinem Kunden aktiv-online.de.

Abheften? Scannen! Wie man neue Ordnung in private Akten bringt
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