Auftragsbestätigungen: ja oder nein?

Telefonnotiz nach einer Auftragserteilung
Telefonnotiz nach einer Auftragserteilung

Ich weiß, dass es Kollegen gibt, die bei jedem Auftrag schriftlich festhalten, was sie bis wann und zu welchem Preis erledigen sollen. Diese Auftragsbestätigung schicken sie dann dem Kunden. Ich halte das für eine gute Idee – aber ich mache es trotzdem nicht, denn ich versuche den bürokratischen Aufwand möglichst gering zu halten.

Tatsächlich gibt es in elf Jahren Selbstständigkeit als Journalistenbüro Wirtschaft verstehen kaum Fälle, in denen eine Auftragsbestätigung notwendig gewesen wäre. Vor zwei oder drei Jahren wäre eine solche Bestätigung einmal sinnvoll gewesen. Da gab es am Ende nur ein Ausfallhonorar, obwohl ich unfassbar viel Arbeit mit dem Text gehabt hatte. Weil es sich aber um einen Stammkunden handelte, habe ich nicht auf mein volles Honorar bestanden. Allerdings arbeite ich seither nicht mehr an diesem Projekt mit, das war mir einfach zu doof.

Auftragsbestätigung kann hilfreich sein

Neulich hatte ich allerdings auch einen Fall, in dem ich mir wünschte, ich hätte eine Auftragsbestätigung geschrieben. Vor einigen Wochen hatte mir mein Lieblings-Kunde ein Thema zugerufen. Wir telefonierten dazu, ich machte mir zum Inhalt fleißig Notizen. Abgeben sollte ich den fertigen Artikel bei seinem Kollegen. Gesagt, getan. Am Tag vor dem eigentlichen Redaktionsschluss kam eine Mail: Das sei zwar ein interessanter Artikel, aber es fehle dies und das. Ob ich den Text bitte bis zum nächsten Tag überarbeiten könne.

Konnte ich nicht, weil mich nämlich ein heimtückischer Virus umgeworfen hatte. Darum schrieb ich zurück, dass ich den Auftrag wohl falsch verstanden habe, denn aus meiner Telefonnotiz gehe dies und das als Inhalt des Artikels hervor, aber nicht das, was jetzt gefordert werde. Und dass ich gerne in der kommenden Woche bereit sei, das Thema neu zu recherchieren, aber „bis morgen“ aufgrund meines Gesundheitszustandes unmöglich sei.

Auftragsbestätigungen sind auch Bürokratie

Am nächsten Tag kam eine Sorry-Mail: „Ich wusste nicht, was Sie mit dem Kollegen besprochen hatten.“ Der wiederum sprang nun freundlicherweise ein und ergänzte meinen Artikel um einen Absatz. Problem gelöst. Insofern bin ich in meinem Handeln bestärkt: Auftragsbestätigungen sind für mich nur unnötige Bürokratie. Ich bin aber gespannt, ob von den Lesern das jemand anders sieht. Erzählt Ihr Eure Geschichte?

So kann eine Auftragsbestätigung aussehen

Wer eine Auftragsbestätigung schreiben möchte, fasst im Prinzip das Telefongespräch kurz und formlos zusammen:

„Sehr geehrter Kunde, danke für Ihren telefonischen Auftrag vom XXX. Wie besprochen schicke ich Ihnen bis zum XXX einen Artikel zum Thema XXX. Umfang: XX Seiten. Inhalt: A, B, C und D. Honorar: XX Euro + Mehrwertsteuer.“

Viele weitere Informationen rund um das Thema „Finanzen für Journalisten“ gibt es bei Fit für Journalismus.

BettinaBlass

Wirtschaftsjournalistin, Dozentin für Internetthmen und Buchautorin.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

%d Bloggern gefällt das: