Das Jahr der ausgefallenen Seminare – und was das für mich bedeutet

Ich habe mich zum Jahreswechsel sehr gefreut: Noch nie hatten Kund*innen so viele Seminare bei mir gebucht, wie für das Jahr 2022. Das schien mir großartig zu sein, denn mit meinen Seminaren zu den Themen „Online publizieren“, „Einführung in SEO“, „Personal Branding“ oder „Einführung in Social Media“ verdiene ich natürlich mehr als mit einem kurzen Artikel für eine Zeitung oder eine Zeitschrift. Ein goldenes Wirtschaftsjahr schien vor mir zu liegen, aber ich hatte die Rechnung ohne die Seminarteilnehmer*innen, und ja, auch ohne die teilweise schwierige Organisation meiner Kund*innen gemacht. Das Problem: Ausgefallene Seminare treffen mich finanziell hart.

Die Fälle sind sehr unterschiedlich, aber gleichzeitig führen sie alle zum gleichen Problem: Ich habe mit Honoraren geplant, die nicht kamen. Ausgefallene Seminare kann ich mir also nicht leisten. Darum müssen diese Ereignisse Konsequenzen für meine Arbeit haben. 

Seminar 1: LinkedIn, Facebook oder Xing

Dieses Seminar hatte ich einer Bildungseinrichtung aus dem Journalismus angeboten. Als ich Ende Februar nachfragte, ob das Seminar Anfang März stattfinden würde, bekam ich zur Antwort, dass man es noch gar nicht beworben habe. Das sei wegen Personalmangel bedingt durch die Coronapandemie untergegangen. Man wolle es aber gleich noch bewerben. Das jedoch ist nie passiert, der Krieg in der Ukraine ist dazwischengekommen. Und so wurde das Seminar wenige Tage später abgesagt. Begründung: „Dieses Seminar-Thema ist bei uns schwer zu vermitteln“. Sollte ich neue Ideen haben, sollte ich mich gerne melden.

Sorry, ich bin keine Ideenschleuder. Wenn meine Kund*innen nicht in der Lage sind, auf die Seminare aufmerksam zu machen, die ich anbiete, dann bringen leider die besten Seminarideen nichts. Ich habe trotz langjähriger, guter und fairer Zusammenarbeit beschlossen, diesem Kunden erst einmal keine weiteren Angebote zu machen. Immerhin kam die Absage so früh, dass ich noch keine Folien gemacht hatte.

Seminar 2: SEO für Unternehmensseiten

Dieses Seminar beruht auf einem Vortrag, den ich bei diesem Kunden schon mehrfach gehalten habe. Darin geht es um Social Media und den Fachkräftemangel, aber auch SEO spielt darin eine kurze Rolle. Weil nach den Vorträgen immer wieder die Frage nach SEO aufkam, hatten wir beschlossen, ein eineinhalbtägiges Seminar anzubieten. Als ich Anfang Mai nachfragte, ob das Seminar stattfinden könne, bekam ich die Info, es gebe leider keine Anmeldungen, darum müsse man es stornieren. Das war soweit noch okay, denn auch in diesem Fall hatte ich noch keine Zeit in die Folien investiert. Allerdings riss der Honorarausfall ein Loch in meine finanzielle Planung.

Noch erstaunter war ich, als man mir schrieb, dass es auch für das Juni-Seminar noch keine Anmeldungen gebe. Das Problem: Den Juni-Termin hatte ich mir gar nicht eingetragen. Das war ein „Oder“-Terminvorschlag. Hätte es Anmeldungen gegeben, hätte ich das Seminar gar nicht halten können, weil ich für diesen Termin in der Zwischenzeit eine andere Seminaranfrage angenommen hatte.

Die Organisatorin bat mich, meinem Ansprechpartner Vorschläge für Termine für eintägige Seminare zum Thema oder Hybridseminare zu machen. Habe ich beides gemacht, aber nie mehr von ihm gehört. Dann halt nicht.

3. Seminar: Wie Facebook heute noch sinnvoll redaktionell eingesetzt werden kann

Bei diesem Seminar bin ich aus eigener Schuld auf die Schnauze gefallen. Denn just zu dem Zeitpunkt, zu dem ich nachfragen wollte, ob das Seminar denn stattfinden wird, kam eine Auftragsbestätigung für ein weiteres, späteres Seminar bei diesem Kunden. Wegen eines ähnlichen Titels und weil ich nur kurz darauf geschaut hatte, ging ich davon aus, dass dieses Seminar stattfinden wird. Darum war ich auch nicht verwundert, dass ich auf meine Mailanfrage, wie viele Leute denn teilnehmen werden, erst einmal keine Antwort bekam. Machte ja nix, mehr als sieben mussten es sein. Dachte ich. Und machte meine Folien. 

Fazit: Ich fiel aus allen Wolken, als ich einen Anruf mit einer Absage bekam. Ich habe meine gesamten Unterlagen digital und analog durchsucht, nur um festzustellen, dass ich mich erstens getäuscht hatte und zweitens umsonst Zeit investiert hatte. Wie mega-ärgerlich.

4. Vortrag: Wie man social Media gegen den Fachkräftemangel einsetzt

Auch bei diesem Vortrag ging einiges schief. Der Kunde hatte mir gesagt, vor Beginn der Pandemie habe man bis zu 80 Teilnehmer*innen bei solchen Veranstaltungen gehabt. Man rechne zwar mit weniger, gehe aber davon aus, dass die Konferenz stattfinden werde. Ich sagte mein übliches Sprüchlein: Also zwei Wochen vorher muss ich das definitiv wissen, sonst wird das für mich eng mit den Folien. Jaja, hieß es. In die Mail habe ich leider nur geschrieben, dass ich bis zum 7. Juni eine Liste der teilnehmenden Firmen bräuchte, um die Folien leichter machen zu können.

Am 7. Juni war keine entsprechende Liste da. Ich habe morgens eine Mail geschickt, mir aber mittags schon die Mitgliedsunternehmen aus dem Internet gesucht und die Folien gemacht. Nur um am 8. Juni zu erfahren, dass man noch nicht wisse, ob die Veranstaltung stattfinden werde, denn Anmeldeschluss sei der 10. Juni. Bisher habe man aber sehr wenige Anmeldungen, darum gehe man davon aus, dass die Veranstaltung nicht stattfinden werde. Sehr bitter für mich! Ich hatte für diesen Vortrag die Teilnahme an einer Konferenz abgesagt, hatte die Folien bereits gemacht und am Morgen einem Kunden abgesagt, der einen Ersatz suchte. Und nun sollte es kein Honorar geben.

Das habe ich dem Kunden geschrieben. Der antwortete daraufhin: Man habe wohl unterschätzt, dass die Mitglieder noch kein Interesse an Präsenzterminen hätten. Das habe man nicht wissen können. Ich antwortete, dass ausgefallene Seminare für mich ein finanzielles Problem als Freiberuflerin sind. Und dass ich daraus meine Lehren ziehe und künftig bei Unternehmen in der Wirtschaft ein Ausfallhonorar verlangen werde, wenn der Kunde erst 14 Tage vor der Veranstaltung absagt.

Darauf bekam ich eine verstimmte Mail, dass man sowieso schon Stornierungsgebühren für Räumlichkeiten und Catering zahlen müsse, man mir aber 50 Prozent des Honorars anbiete, auch wenn das nicht abgesprochen war. Nachdem ich mich dafür herzlich bedankt hatte und angekündigt hatte, dass ich meine Folien in einigen Tagen schicken werde, war der Frieden halbwegs wieder hergestellt.

Ausgefallene Seminare: Was ich daraus lerne

Allerdings treffen mich diese Ausfälle wirklich hart. Ich habe mir darum zwei Dinge vorgenommen:

1. 21 Tage vor jedem Seminar werde ich künftig eine Statusanfrage machen.
2. Jedes Angebot für ein Seminar in der freien Wirtschaft wird künftig einen Passus enthalten: Wird das Seminar 14 Kalendertage vor Beginn abgesagt, werden 50 Prozent des vereinbarten Honorars fällig. Wird das Seminar 10 oder weniger Kalendertage vor dem Beginn abgesagt, wird ein Ausfallhonorar in Höhe von 75 Prozent fällig.